Pravidla evidence a vykazování počtu členů
ve farních sborech ČCE

A. Zásady evidence a vykazování členů

B. Přechodná a prováděcí ustanovení a doporučení

A. Zásady evidence a vykazování členů

1. ČCE v souladu se svým zřízením a řády (zejména Řád členství v církvi) eviduje své členy výhradně ve farních sborech. Přitom dbá o to, aby evidence byla přesná a jednotná (ve všech farních sborech ČCE obdobná). Členství v ČCE je z hlediska jeho evidence vázáno vždy pouze na jeden sbor.
2. Základní podmínkou pro evidenci člena v církvi je jeho křest. Dokladem o vykonaném křtu je zápis v knize pokřtěných.
3. V souladu s platnými řády ČCE je člen církve v daném farním sboru evidován, pokud se ze sboru neodstěhuje, nevystoupí z církve, nezemře, není z církve vyloučen nebo mu není odejmuto propůjčené členství (obojí postupem podle ŘČC čl.4)
4. Každý člen ČCE může být členem pouze jednoho farního sboru, zpravidla v místě svého trvalého bydliště.
5. Farní sbory vedou jmenný seznam stávajících členů sboru (pokřtění, přijatí, s propůjčeným členstvím a do sboru přistěhovaní) a dále i seznam členů bývalých (zemřelí, odstěhovaní, vyloučení, vystoupivší, s odejmutým členstvím) a seznam členů nezvěstných.
6. Mezi nezvěstné členy lze zařadit ty členy sboru, o kterých se po dobu delší než 5 let staršovstvu sboru nedaří dostupnými prostředky získat informaci o jeho současném bydlišti. Pokud taková informace bude později získána, bude dotyčný člen převeden do seznamu stávajících členů sboru nebo staršovstvo zajistí, aby o tomto členu byl bezodkladně informován sbor, v jehož obvodu bydlí. Je-li člen sboru po dobu 5 let zapsán v seznamu nezvěstných členů sboru, bude po uplynutí této doby převeden do seznamu bývalých členů sboru.
7. Pokud se kazatel či staršovstvo sboru dozví, že se jeho dosavadní člen odstěhoval z jeho obvodu, jsou povinni pokusit se dostupnými prostředky zjistit nové bydliště tohoto člena. Poté o tom bezodkladně informují sbor, do jehož obvodu se dotyčný člen přestěhoval, a předají tomuto sboru příslušné údaje pro zařazení do jeho evidence. Teprve po splnění této podmínky může být dotyčný člen vyřazen z evidence členů.
8. Pokud se kazatel či staršovstvo sboru dozví, že se do jeho obvodu přistěhoval dosavadní člen jiného sboru, bezodkladně o tom informuje sbor, do nějž tento člen původně patřil. Pokud neobdrží od tohoto člena či od staršovstva jeho dosavadního sboru výslovnou informaci, že si přeje dál zůstat členem původního sboru, zařadí jej do své evidence členů a informuje jej o tom.
9. Předmětem evidence ve sborové kartotéce jsou tyto základní osobní údaje: jméno a příjmení, datum a místo narození, datum a místo křtu, případně datum a místo přijetí do ČCE, aktuální bydliště, rodinný stav a spojení (telefon, fax, e-mail apod.). Pokud člen o sobě uvede i další údaje (např. povolání, zaměstnavatele, jména rodičů, přechodné bydliště, původní sbor, osobní kvalifikaci - např. jazykové nebo hudební znalosti), i ty může sbor s jeho souhlasem evidovat.
10. Evidováni mohou být jednotliví členové samostatně nebo společně rodiny či domácnosti. Taková společná evidence musí obsahovat základní osobní údaje členů ČCE žijících v rodině či domácnosti.
11. Pokřtěné děti (nezletilé) jsou evidovány jako členové ČCE
12. Evidence členů je vedena buď v elektronické nebo písemné podobě v sídle sboru. Staršovstvo sboru určí osobu, která odpovídá za řádné vedení evidence členů. Je-li evidence členů vedena v elektronické podobě, je odpovědná osoba povinna zajistit řádné zálohování dat, které musí být provedeno nejméně čtyřikrát ročně.
13. Evidence členů je určena pro vnitřní potřebu jednotlivých farních sborů a musí byt vedena v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů. Přístup k evidenci členů mohou mít pouze kazatel, kurátor, případně další osoby určené k tomu usnesením staršovstva, a pověření zástupci nadřízených správních orgánů. Evidence členů musí být chráněna před nepovolanými osobami, nedovolenými změnami, neoprávněným kopírováním či jiným možným zneužitím.
14. Evidence členů není veřejně přístupná a nesmí být zveřejňována (např. na sborové internetové stránce nebo ve sborových tiscích). Členové sboru mají právo vědět, které údaje o nich sbor eviduje, a v případě potřeby je korigovat.
15. Jako počet členů církve je za farní sbor vykazován počet evidovaných stávajících členů.

B. Přechodná a prováděcí ustanovení a doporučení

1. Farní sbory jsou povinny přizpůsobit evidenci svých členů a její vykazování (kartotéky) těmto Pravidlům nejpozději do 3 let od data jejich vyhlášení. Splnění této povinnosti ohlásí svým seniorátním výborům.
2. Je třeba dbát na plnění oznamovací povinnosti při přestěhování (jak ze strany členů vůči sboru, tak i mezi sbory navzájem). Sjednocení evidence by mělo snížit počty členů ČCE, kteří jsou (nejčastěji z důvodů špatně evidovaného přestěhování) evidováni ve více sborech současně.
3. Do tří let od vyhlášení těchto Pravidel vykonají sbory zpětně oznamovací povinnost podle odstavců 7 a 8 oddílu A pro všechny osoby přistěhované a odstěhované od začátku roku 2002.
4. Zvláštní zřetel vyžaduje evidence členů při sloučení (zrušení) sborů nebo při „přefařování“ některých obcí či městských aglomerací. Je potřebné, aby součástí dohod a rozhodnutí dle církevních řádů byl přesný pokyn o evidenci členů. Tam, kde tomu tak nebylo, je potřebné pokusit se (alespoň zpětně) dát tuto záležitost do souladu s řády.
5. Sbory, které vedly svou evidenci členů v souladu s dosavadními usneseními synodu, provedou její kontrolu a budou připraveny sdělit ostatním sborům odpovědi na jejich případné dotazy, týkající se členů církve nebo je (v případě vlastních souvisejících znalostí) i iniciovat.
6. Sbory, které provedly v posledních letech „razantní“, často jednorázová, snížení počtu členů (v míře nerespektující Řád členství a platná usnesení synodu), doplní svou aktuální evidenci „žijících“ členů o seznam členů bývalých (pokud tento nemají), v souladu s těmito Pravidly.
7. Sbory, které vedly svou evidenci členů nedbale, ji uvedou do souladu s těmito Pravidly.
8. Půl roku před uplynutím tříleté lhůty pro uvedení evidence členů ve sborech do souladu s těmito Pravidly si seniorátní výbory vyžádají od sborů svého seniorátu informaci o plnění těchto Pravidel, případně vyzvou nečinné sbory k aktualizaci evidence členů podle těchto Pravidel.