Pravidla evidence a vykazování počtu členů
ve farních sborech ČCE

A. Zásady evidence a vykazování členů

1. ČCE v souladu se svým zřízením a řády (zejména Řád členství v církvi) eviduje své členy výhradně ve farních sborech. Přitom dbá o to, aby evidence byla přesná a jednotná (ve všech farních sborech ČCE obdobná). Členství v ČCE je z hlediska jeho evidence vázáno vždy pouze na jeden sbor.
2. Základní podmínkou pro evidenci člena v církvi je jeho křest. Dokladem o vykonaném křtu je zápis v knize pokřtěných.
3. V souladu s platnými řády ČCE je člen církve v daném farním sboru evidován, pokud se ze sboru neodstěhuje, nevystoupí z církve, nezemře, není z církve vyloučen nebo mu není odejmuto propůjčené členství (obojí postupem podle ŘČC čl.4)
4. Každý člen ČCE může být členem pouze jednoho farního sboru, zpravidla v místě svého trvalého bydliště.
5. Farní sbory vedou jmenný seznam stávajících členů sboru (pokřtění, přijatí, s propůjčeným členstvím a do sboru přistěhovaní) a dále i seznam členů bývalých (zemřelí, odstěhovaní, nezvěstní, vyloučení, vystoupivší, s odejmutým členstvím).
6. Pokud se kazatel či staršovstvo sboru dovědí, že se dosavadní člen sboru odstěhoval z obvodu sboru, a vědí kam, osloví dotyčného, a pokud nevyjádří nesouhlas s převodem členství, podají o tom bezodkladně zprávu do sboru, do jehož obvodu se dotyčný člen přestěhoval, a předají tomuto sboru příslušné údaje pro zařazení člena do jeho evidence. Teprve po splnění této podmínky může být dotyčný člen vyřazen z evidence členů.
7. Předmětem evidence ve sborové kartotéce jsou tyto základní osobní údaje: jméno a příjmení, datum a místo narození, datum a místo křtu, případně datum a místo přijetí do ČCE, aktuální bydliště, rodinný stav a spojení (telefon, fax, e-mail apod.). Pokud člen o sobě uvede i další údaje (např. povolání, zaměstnavatele, jména rodičů, přechodné bydliště, původní sbor, osobní kvalifikaci - např. jazykové nebo hudební znalosti), i ty může sbor s jeho souhlasem evidovat.
8. Evidováni mohou být jednotliví členové samostatně nebo společně rodiny či domácnosti. Taková společná evidence musí obsahovat základní osobní údaje členů ČCE žijících v rodině či domácnosti.
9. Pokřtěné děti (nezletilé) jsou evidovány jako členové ČCE
10. Evidence členů je vedena buď v elektronické nebo písemné podobě v sídle sboru. Staršovstvo sboru určí osobu, která odpovídá za řádné vedení evidence členů. Je-li evidence členů vedena v elektronické podobě, je odpovědná osoba povinna zajistit řádné zálohování dat, které musí být provedeno nejméně čtyřikrát ročně.
11. Evidence členů je určena pro vnitřní potřebu jednotlivých farních sborů a musí byt vedena v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů. Přístup k evidenci členů mohou mít pouze kazatel, kurátor, případně další osoby určené k tomu usnesením staršovstva, a pověření zástupci nadřízených správních orgánů. Evidence členů musí být chráněna před nepovolanými osobami, nedovolenými změnami, neoprávněným kopírováním či jiným možným zneužitím.
12. Evidence členů není veřejně přístupná a nesmí být zveřejňována (např. na sborové internetové stránce nebo ve sborových tiscích). Členové sboru mají právo vědět, které údaje o nich sbor eviduje, a v případě potřeby je korigovat.
13. Jako počet členů církve je za farní sbor vykazován počet evidovaných stávajících členů.